Trộn dữ liệu từ excel sang word

     

Trộn tlỗi (Mail Merge trong excel) là một trong công cụ khôn xiết tiết kiệm ngân sách thời gian lúc đề nghị gửi một lượng thỏng to. Nó khiến cho bạn nhanh chóng chế tạo một lá tlỗi, tin nhắn hay tựa thỏng trong Word bằng phương pháp đúng theo tuyệt nhất thông tin các bạn bao gồm vào trang tính Excel. Học excel cải thiện Online đang hỗ trợ cho chính mình tổng quan lại của công năng này với hướng dẫn trộn thỏng theo mỗi bước.Bạn vẫn xem: Liên kết tài liệu tự excel quý phái word sử dụng mail merge

Nền tảng trộn thư:

Trộn tlỗi (mail merge vào excel) hoàn toàn có thể trông khó khăn, mà lại bên trên thực tế quá trình này hơi dễ dàng và đơn giản.

Bạn đang xem: Trộn dữ liệu từ excel sang word

Dể giúp bạn phát âm sâu rộng, quy trình trộn thỏng bao gồm 3 tài liệu:

Văn phiên bản Word đựng mã ứng với từng phần rõ ràng.Tệp mối cung cấp trộn tlỗi Excel đựng ban bố bạn nhận, từng mặt hàng là một tín đồ dìm.Bản Word sau cuối với tlỗi, tin nhắn, bì thư hoàn chỉnh.

 Chuẩn bị trang tính Excel mang đến trộn thư:

khi bạn trộn thư (mail merge trong excel), tệp Excel sẽ tiến hành kết nối cùng với tư liệu trộn thỏng của Word. Microsoft Word sẽ rước tên, liên can với những cụ thể khác của người nhấn trực tiếp từ bảng tính Excel.Vì vậy, trước lúc bắt đầu, hãy chắc hẳn rằng rằng tệp Excel đang gồm tất cả ban bố bạn muốn bao gồm tên, chúng ta, lời chào, mã bưu điện, địa chỉ… Nếu bạn có nhu cầu thêm nhiều can dự liên hệ hoặc ban bố khác, bạn nên chuyển đổi hoặc bổ sung mặt trang tính Excel trước khi trộn thỏng.Những điều đặc biệt quan trọng nên kiểm tra:Các cột vào bảng tính Excel yêu cầu khớp cùng với những phần bạn muốn áp dụng khi trộn thư. Ví dụ: nếu như bạn muốn xưng hô với người gọi bằng Tên, hãy chắc chắn sẽ chế tác nhì cột chúng ta cùng tên hiếm hoi. Nếu bạn muốn thu xếp tên người nhận theo bang hoặc đô thị, xác minh rằng bạn đã sở hữu hai cột Bang và Thành phố lẻ tẻ.Nếu tệp Excel bao gồm ngày, giờ, cực hiếm chi phí tệ hoặc mã bưu năng lượng điện bắt đầu hoặc kết thúc bằng 0, hãy format đúng số, số ngày với đơn vị chức năng tiền tệ.Nếu bạn chế tạo ra trang tính Excel bằng cách nhập biết tin tự tệp .csv hoặc tệp .txt, hãy sử dụng Text Import Wizard.

Cách trộn thỏng tự Excel sang trọng Word:

khi hoàn thành và khám nghiệm lại trang tính Excel, chúng ta đang sẵn sàng nhằm trộn tlỗi. Trong ví dụ này, họ vẫn trộn thư với cùng một danh sách bạn thừa nhận vào Wrd 2010, giống như mang lại Word 2013.

Nếu bạn đã biên soạn tlỗi sẵn một lá thư, chúng ta cũng có thể mở 1 tư liệu Word hiện nay bao gồm, hoặc sản xuất một tài liệu bắt đầu.Chọn nhiều loại trộn thỏng bạn có nhu cầu. Vào thẻ Mailings > Start Mail Merge cùng lựa chọn kiểu trộn tlỗi – thư (Letters), tin nhắn (E-mail Messages), tem thư (Labels…), phong bì (Envelopes…) hoặc tài liệu (Normal Word Document). Trong ví dụ, chúng ta lựa chọn Letters.


*

Crúc ý. Nếu tùy chọn MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) không hiển thị, đánh dấu chọn Select All ở góc cạnh bên dưới bên trái.

Nhấn vào Entire Spreadsheet, và OK.


*

Bây giờ đồng hồ bạn có thể liên tục trộn thỏng như giải pháp thường thì.

Crúc ý. Phòng ngừa đa số thông báo hiển thị các lần bạn mở tệp tài liệu, quăng quật lựa chọn Confirm tệp tin format conversion on open (Word Options >Advanced >General) sau thời điểm kết nối cùng với danh sách tlỗi.

Định dạng tháng ngày, giờ đồng hồ, số cùng tiền tệ khi trộn tlỗi trong Word

Nếu bạn có nhu cầu định dạng số, ngày tháng tốt tiền tệ theo rất nhiều cách không giống cùng với tệp nguồn trộn thỏng Excel, chúng ta cũng có thể thực hiện trực tiếp trong văn phiên bản Word.

Chọn vùng trộn thỏng ước ao thay đổi định hình. Chúng hoàn toàn có thể là Date, Currency, Percent hoặc các vùng không giống.Nhấn Shift + F9 nhằm hiển thị mã vùng. lấy ví dụ như, chúng ta chọn vùng Currency, các bạn sẽ thấy MERGEFIELD CURRENCY.Thêm một giữa những mã hình trong số bảng dưới đây. lấy ví dụ, giả dụ bạn muốn 3000 mở ra thành $3000, thêm # $,0 và mã sau sẽ hiển thị: MERGEFIELD CURRENCY# $,0Nhấn F9 nhằm cập dìm vùng. Sau đó nhấn Shift + F9 để xem tác dụng.

Xem thêm: Hướng Dẫn Đăng Ký Accesstrade Mới Nhất, Accesstrade Là Gì

Định dạng số lượng, đơn vị chi phí tệ và phần trăm

Mã hìnhMã vùng đầy đủVí dụMô tả
# 0MERGEFIELD CURRENCY# 03000Làm tròn số
# ,0MERGEFIELD CURRENCY# ,03,000Làm tròn số với phân sách phần nlẩn thẩn bởi vết phẩy
# ,0.00MERGEFIELD CURRENCY# ,0.003,000.00Số đựng nhị chữ số thập phân và phân cách phần ngàn bằng lốt phẩy
# $,0MERGEFIELD CURRENCY# $,0$3,000Làm tròn đô la cùng vệt phẩy phân cách phần ngàn
# $,0.00MERGEFIELD CURRENCY# $,0.00$3,000.00Dollar chứa nhì chữ số thập phân và phân làn phần ndở hơi bởi vệt phẩy
# “$,0.00;($,0.00);’-‘”MERGEFIELD CURRENCY# “$,0.00;($,0.00);’-‘”($3,000.00)Kí hiệu độ-la, dấu ngoặc tức là số âm với một dấu gạch men nối mang đến quý giá 0
# 0.00%MERGEFIELD PERCENT# 0.00%1.00%Phần trăm đựng hai chữ số thập phân
# 0%MERGEFIELD PERCENT# 0%1%Làm tròn phần tram

 Crúc ý. Ttuyệt do kí hiệu $, bạn có thể cụ bằng cam kết hiệu tiền tệ không giống € hoặc £.

Định dạng ngày tháng và thời gian

Mã hình Ngày tháng/Thời gianVí dụ
“HH:mm:ss”10:45:32

quý khách hàng có thể thực hiện d, M, y cho ngày mon cùng tiếng, tuy thế hãy nhớ là M đại diện thay mặt mang đến tháng còn m đại diện thay mặt mang lại phút ít.

Ttuyệt đổi định hình của tháng ngày với giờ đồng hồ hiện tại tại:

Nếu chúng ta thêm vùng DATE TIME hiển thị thời hạn ngày nay vào văn uống bản trộn tlỗi, chúng ta cũng có thể chuyển đổi format của chúng.

Chọn vùng Date hoặc Time bạn muốn chuyển đổi format.Nhấn Shift + F9 nhằm hiển thị mã vùng. Nếu chúng ta chọn vùng Date, bạn sẽ thấy DATE “M/d/yyyy”Nhấp buộc phải vào vùng với chọn Edit Fields tự list tùy chọn.


*

Trong hộp thoại Field, bảo vệ rằng ô Field names được định dạng Date. Chọn format ước muốn trong Date formats và dấn OK.


*

Crúc ý. Nếu bạn muốn giữ nguyên định dạng khi update, khắc ghi chọn Preserve sầu formatting during updates ở góc cạnh trái dưới hành lang cửa số hộp thoại.

Phím tắt Mail Merge:

Phím tắtChức năng
Alt + F9Mngơi nghỉ tất cả khu vực phải điền với kết quả trong văn bạn dạng trộn thư
Shift + F9Hiện ra mã của rất nhiều chỗ trống
F9Cập nhật vị trí trống được lựa chọn. đặt con trỏ vào bất kể ô trống như thế nào cùng dìm F9 để cập nhật
F11Đến khu vực trống phải điền sau
Shift + F11Đến chỗ trống đề nghị điền trước
Alt + Shift + EChỉnh sửa văn uống bản trộn tlỗi. Chụ ý: vấn đề này sẽ ngắt kết nối thân tệp Excel cùng văn phiên bản Word, mối cung cấp trộn thỏng sẽ không tự động update nữa.
Alt + Shift + FCnhát vùng trộn tlỗi bắt đầu tự mối cung cấp trộn thư
Alt + Shift + MIn văn bạn dạng trộn thư
Ctrl + F9Chèn thêm một nơi trống
Ctrl + F11Khóa chỗ trống đề nghị điền. Kết quả sẽ không còn được cập nhật Khi ban bố nguồn của Excel biến hóa.
Ctrl + Shift + F11Msống khóa vị trí trống yêu cầu điền. Kết trái khu vực trống sẽ tiến hành update lần nữa.
Ctrl + Shift + F9Bỏ links khu vực trống đề nghị điền. Chỗ trống sẽ được xóa vĩnh viễn ngoài văn uống phiên bản với thay thế sửa chữa bằng quý giá ngày nay hiển thị dưới format bình thường.
Alt + Shift + DCyếu tháng ngày hiển thị theo ngày tháng hiện tại tại
Alt + Shift + PCkém số trang
Alt + Shift + TCkém thời hạn hiển thị theo thời gian hiện nay tại
Alt + Shift + LChèn số thứ tự

Mong rằng với bài viết này, sẽ giúp mang đến các bạn có thể chế tác thư auto trường đoản cú tài liệu Excel sang trọng Word – Tính năng trộn thư Mail Merge một cách dễ dàng nhất. Để có thể trau xanh dồi kiến thức từ cơ bản đến nâng cao về Excel các người tiêu dùng hãy đăng kí tđê mê gia tức thì những khóa học word excel cấp tốc với các Chuyên Viên có nhiều năm khiếp nghiệm về Excel sẽ trả lời các bạn một cách tận tình nhất với giá thành cực hấp dẫn.

Xem thêm: Cách Copy Link Facebook Của Mình Trên Máy Tính, Cách Lấy Link Facebook Trên Điện Thoại & Máy Tính

Nguồn: Ablebits, dịch với biên tập bởi geektechnhận xét.com Online.

Trong khi nhằm ứng dụng Excel vào các bước một biện pháp tác dụng thì các bạn còn yêu cầu sử dụng tốt các hàm, các nguyên tắc không giống của Excel:

Một số hàm cơ bạn dạng thường xuyên gặp như:

SUMIF, SUMIFS để tính tổng theo 1 điều kiện, các điều kiệnCOUNTIF, COUNTIFS nhằm thống kê lại, đếm theo một điều kiện, nhiều điều kiệnCác hàm cách xử trí dữ liệu dạng chuỗi, dạng ngày tháng, dạng số…Các hàm dò tra cứu tđê mê chiếu Index+Match, hàm SUMPRODUCT…

Một số biện pháp hay được dùng như:

Định dạng theo ĐK cùng với Conditional formattingThiết lập ĐK nhập dữ liệu với Data ValidationCách đặt Name với thực hiện Name vào công thứcLập report với Pivot Table…

Rất các kỹ năng và kiến thức phải không nào? Toàn bộ đều kiến thức và kỹ năng này các bạn mọi rất có thể học được vào khóa học EX101 – Excel tự cơ bạn dạng cho tới siêng gia của Học Excel Online. Đây là khóa đào tạo giúp đỡ bạn hệ thống kỹ năng và kiến thức một bí quyết không hề thiếu, cụ thể. Ngoài ra không còn bao gồm giới hạn về thời gian học tập phải chúng ta có thể dễ chịu học bất kể cơ hội làm sao, dễ dàng tra cứu lại kỹ năng và kiến thức Lúc cần. Trong thời điểm này hệ thống đang sẵn có ưu tiên rất cao cho chính mình khi ĐK tmê man gia khóa huấn luyện và đào tạo. Chi ngày tiết xem tại: geektechreview.com.Online